Това е просто проект на фактура, който се изпраща на купувача с конкретните подробности, които по-късно ще бъдат включени в оригиналната фактура, за да се информират подробностите и да се изчака тяхното одобрение. Проформа фактурата не е обикновен документ, а декларация за ангажимента на продавача да популяризира конкретни стоки или услуги на купувача.
За разлика от най-известните, тези фактури не са регистрирани като вземания от продавача, нито са регистрирани като задължения, тоест те не са част от счетоводството на даден бизнес като такъв. По същество тя играе ролята на търговска оферта или, ако е приложимо, проект на фактура, като споразумение купувач-продавач, което е установено като ангажимент между двамата преди да се направи окончателната сделка.
Друга употреба, която се дава на тази фактура на търговско ниво, е като ваучер, който определя операция, която все още не е завършена, тъй като клиентът не е получил стоката или е платил за нея. За да детайлизира разликата от обикновена фактура, проформата ясно посочва какво е в същия документ, освен че има друга цифрова поредица или просто не е номерирана и не може да бъде заменена с обикновена. В областта на правото тази фактура се използва като последно изречение, за да се даде възможност за развитие на правен процес. От своя страна, в международната търговия тази фактура трябва да бъде доставена на митницата, когато действителната не е налична към момента на изпращане.
В случая с лингвистиката има две установени групи, които са:
- Прономинална проформа: тя е най-известната, тя служи за предоставяне на съществителна фраза или определяща, ако е приложимо.
- Неименна проформа: в нашия език такова понятие не съществува, но на италиански, френски или каталунски се използва. Функцията на това е да замени предложна фраза, в зависимост от езика, тя може да има различия и особености.
В данните да бъдат нанесени в каза фактура, са следните:
- Дата.
- Имена.
- Бизнес причини продавач-купувач.
- Точна деноминация и количество стоки.
- Единична цена и количество стоки.
- Форма и условия на плащане.
- Вид опаковка.
- Условия за доставка на стоката.
- Не се изисква упълномощен подпис.
- Споменатите данни могат да бъдат изпратени в търговската фактура, след като поръчката бъде потвърдена от купувача.
