Етимологията на думата Архив идва от латинското "Archivum", което означава "резиденция на магистратите". Днес словният файл е предназначен да се отнася до сайта или дестинацията, където се съхраняват и съхраняват документи, които могат да бъдат създадени от хора или институции, и поради тази причина файловете могат да бъдат частни или публични.
Основната цел на всеки архив е да може документите да се съхраняват, подреждат и класифицират, така че когато трябва да бъдат търсени, те да бъдат намерени ефективно и бързо.
В света на изчисленията терминът файл (или файл, от английски език) обикновено се използва за означаване на набор от данни или цифрова информация, базирана на "битове или двоична информация", които могат да бъдат запазени и по-късно използвани чрез съществуващи приложения на компютъра или друго технологично устройство. Компютърният файл се съхранява на твърдия диск на компютъра и се състои от име и разширението на папката, която го съдържа (пример: filename.ext).
Имайте предвид, че не всички файлове се съхраняват по един и същ начин на компютрите, текстовият файл се запазва по различен начин от изображението, видеото или музикалния файл; Пространството, което заемат на твърдия диск, също не е еднакво, тъй като съдържанието им е различно. Предимствата на цифровите файлове са, че те могат да се преместват, копират, изтриват, променят местоположението си и т.н. От нашите компютри те могат също да се споделят от социалните мрежи например и да се изпращат по имейли.
Трябва обаче да се има предвид, че архивите са част от историята на човечеството, откакто то започва да записва живота си, тъй като най-важните данни или документи винаги са се съхранявали във физически архиви, тъй като не е имало технологията, която имате днес. Тези документи се съхраняват в големи складове, кутии или рафтове. Въпреки че един от най-големите му недостатъци е, че с времето влошаването на хартията е неизбежно и те губят цялото си съдържание. Въпреки това не можем да забравим, че има много книги и физически документи, които имат емблематична историческа стойност и поради тази причина винаги ще се опитваме да ги поддържаме във възможно най-добро състояние.
